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13
Editorial
Osmar D. Buyatti
5. Módulo 2: selección del proveedor y adjudicación de la compra 76
5.1. Descripción general y global del módulo 76
5.2. Solicitud de cotización a distintos proveedores 82
5.3. Registro de su comportamiento a lo largo del tiempo82
5.4. Proceso de selección 83
5.5. Adjudicación de la compra su comunicación . 84
5.6. Prenumeración de formularios intervinientes 86
5.7. Control numérico de las órdenes de compra por parte de los
sectores receptores 86
5.8.
Revisión de los precios de compra por personas ajenas al sector ... 86
5.8. Rotación de empleados del sector 87
6. Módulo 3: recepción: control y almacenamiento 87
6.1. Descripción general y global del módulo 87
6.2. La recepción y el recuento de la mercadería. Comunicación
a otros sectores 90
6.3. El control de calidad 90
6.4. El almacenamiento de la mercadería 91
6.4. El control numérico de informes de recepción por parte de
los sectores receptores 91
6.5. Registración de la operación
7.1. Descripción general y global del módulo 92
7.2. Armado del legajo de compras y su composición 93
7.3. Admisión únicamente de originales de facturas 94
7.4. Identificación precisa de duplicados o fotocopias 94
7.5. Control de facturas de proveedores 94
7.6. Sello únicamente para fines de control interno 95
7.7. Registración de la deuda aprobación del pago de facturas96
7.8. Aprovechamiento de descuentos: análisis financiero 96
7.9.
Control de facturas de servicios fletes, honorarios, publicidad, etc. 97
8. Modificación de la silueta del circuito ante la introducción de un
computador para la sistematización de las compras 98
81 Módulo 1: detección de necesidades de compra 98
82 Módulo 2: selección del proveedor y adjudicación de la compra 99
83 Módulo 3: recepción, control y almacenamiento99
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José Luis Pungitore
14
CAPÍTULO 4
PAGOS
1 Alcance 101
2 La función de pagos separación de funciones incompatibilidades 101
3 Descripción del circuito 04
4 Módulo 1: determinación de la fecha de vencimiento de la factura
y emisión de la orden de pago. 105
4.1. Descripción del módulo 105
5. Módulo 2: emisión del cheque ...108
5.1. Descripción general y global del módulo 108
5.2. Emisión del cheque con dos firmas111
53 Cláusulas de emisión de cheques111
54 Tratamiento de cheques anulados 112
55 Anulación de documentación del legajo de compras 112
56 Cheques cobrados y devueltos por los bancos 113
57 Custodio de talonarios de cheques sin utilizar 113
58 Retenciones en los pagos 113
59 Pago de impuestos y cargas sociales 114
510 Prenumeración de formularios intervinientes 114
511 Control numérico de las órdenes de pago por parte de los
sectores receptores 114
512Días preestablecidos para la emisión y firma de cheques y pago a proveedores . 114
6 Módulo 3: distribución de la documentación y registración del pago .. 115
61 Descripción del módulo 115
61 Recibo de pago emitido por el proveedor 116
7 Erogaciones a realizar a través de un sistema de fondo fijo 116
8 Modificación de la silueta del circuito ante la introducción de un
computador para la sistematización de los pagos119
CAPÍTULO 5
VENTAS Y CUENTAS A COBRAR
1 Alcance 121
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Editorial
Osmar D. Buyatti
2. La función de ventas separación de funciones incompatibilidades121
3. Descripción del circuito 124
4. Módulo 1: recepción y aprobación del pedido 125
4.1. Descripción general y global del módulo 125
4.2. Colocación del pedido128
4.4. Control de créditos131
4.5. Control de créditos: utilización de un sistema de módulos 132
4.6. Control de existencias 132
47 Control de pedidos rechazados . 133
5 Módulo 2: despacho y entrega de la mercadería 134
51 Descripción general y global del módulo134
52 Preparación de la mercadería emisión de remitos y órdenes
de expedición 137
53 El despacho y el reparto de la mercadería la hoja de ruta 137
54 Transporte de la mercadería riesgos seguros 138
55 Expedición un sector de tránsito 138
56 Control de entrega de la mercadería solicitada por el cliente 138
6. Módulo 3: facturación, registración y control 140
61 Descripción general y global del módulo 140
62 Facturación 141
63. Precios y condiciones de venta 141
64 Prenumeración de formularios 141
65 Control de la facturación 142
66 Registración de la operación 142
67 Resúmenes de facturación estadísticas 142
68 Control mínimo de facturas 143
69 Nota de venta al contado tres formularios en uno 143
610 Venta al contado separación de funciones 143
7 Módulo 4 seguimiento y control de los pedidos .44
71 Descripción del módulo144
8 Modificaciones de la silueta del circuito ante la introducción de un
computador para la sistematización de las ventas 145
9 Informes adicionales que podrían surgir con motivo del proceso de
facturación 152
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16
CAPÍTULO 6
COBRANZAS
1 Alcance 153
2 La función de cobranzasseparación de funciones incompatibilidades 153
3 Descripción del circuito 157
4 Módulo 1: cobranzas mediante cobradores 157
41 Descripción general y global del módulo 157
42 Listado de cobranzas160
43 Recibo provisorio recibo oficial o definitivo 161
44 Recibos anulados: su tratamiento 163
5 Módulo 2 cobranzas por correspondencia .163
51 Descripción global y general del módulo 163
51 Apertura de la correspondencia 165
52 Listado de valores recibidos por correspondencia 166
61 Descripción del módulo 166
62 Boletas de depósito copia del detalle de valores depositados 169
63 El parte de ingresos 170
64 Depósito diario e íntegro de las cobranzas 171
65 Custodia de talonarios de recibos sin utilizar 171
66 Prenumeración de formularios que intervienen 171
67 Control numérico de recibos, listados de cobranzas, planillas
de valores recibidos por correspondencia y partes de
ingresos por parte del sector contaduría171
7. Módulo 4: control y registración de la operación a fin del día 172
71 Descripción del módulo 172
8 Otras modalidades de cobranzas 174
9 Modificación de la silueta del circuito ante la introducción de un
computador para la sistematización de las cobranzas175
CAPÍTULO 7
CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE TESORERÍA
Control interno en el área de tesorería177
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17
Editorial
Osmar D. Buyatti
CAPÍTULO 8
CONTROLES Y CONCILIACIONES
1 Sobre ventas y cuentas a cobrar 184
A)
control de custodia de documentos a cobrar también válido
para títulos públicos, etc. 184
B)
resúmenes de cuenta a clientes y proveedores 184
C)
análisis de antigüedad de las cuentas a cobrar 185
D)
conciliación de cuentas de mayor general cuentas corrientes
y cuentas documentadas con subcuentas analíticas 185
E)
control en los créditos otorgados y de excesos 186
F)
control de las renovaciones de documentos a cobrar 186
G)
devolución de documentos a cobrar a clientes, una vez que
éstos han sido cancelados 186
H)
sellado de documentos a cobrar 187
2. Sobre compras y cuentas a pagar . 187
A)
resúmenes de cuenta a proveedores187
B)
conciliación de cuentas de mayor general (proveedores
en cuenta corriente y cuentas documentadas) con
subcuentas analíticas 187
3. Sobre los movimientos de fondos cobranzas y pagos187
A)
conciliación de las cuentas corrientes bancariasanálisis
de las partidas pendientes 187
B)
comprobantes bancarios su recepción dentro de la empresa 188
C)
revisión interna de las operaciones de movimientos de fondos 188
D)
control del depósito diario e íntegro de las cobranzas 188
4. Sobre las registraciones contables en general 189
A)
asientos de diario en formularios preimpresos189
B)
registros contables permanentemente actualizados 189
5 Existencias de bienes de cambio y costo de ventas 189
A)
sistema de inventario permanente189
B)
toma de inventarios físicos 190
C)
registro y control de mercaderías en consignación 190
D) identi
fi
cación de mercadería dañada u obsoleta 190
E)
comprobaciones globales de existencias y de costo de ventas ... 190
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18
6. Activos fijos191
A)
registro permanente de activo fi jo191
B)
libros en biblioteca 191
C)
montos mínimos a activar 191
7 Sueldos, jornales y cargas sociales 192
A) comprobaciones globales 192
B)
cuidado de requisitos legales: libro de sueldos y recibo
de sueldos 192
C)
pago de remuneraciones193
autorización de horas extras193
constancias para la liquidación de subsidios familiares193
control de asistencia del persona 193
control de las remuneraciones del personal 194
8 Aspectos generales aplicables sobre todos los controles establecidos
en cada uno de los circuitos194
SEGUNDA PARTE
CAPÍTULO 9
RIESGOS Y PERJUICIOS
1Controles que debería sortear un error o fraude para no ser detectado198
2 Perjuicio o daño 200
CAPÍTULO 10
CONTROLES GENERALES
1 Modalidades de procesamiento 203
4 Controles generales organizativos 224
5 Seguridad física y lógica 226
6 Documentación de los sistemas 229
7 Controles en biblioteca 230
8 Controles sobre la continuidad del procesamiento
9 Auditoría de sistemas 231
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTROL INTERNO - 2º EDICIÓN
19
Editorial
Osmar D. Buyatti
CAPÍTULO 11
CONTROLES DE APLICACIÓN
1. Controles de entradas 234
1A preparación de la documentación por el usuario 235
1B digitación 237
1C consistencia 241
1D validación 242
1E ítemes en suspenso 243
1F control de integridad 244
2. Controles de procesamiento244
2A controles programados de balanceo de archivos 244
2B rótulos de encabezamiento y cierre 245
3 Controles de salidas 246
4 Controles sobre los datos
fi
jos 248
CAPÍTULO 12
SELECCIÓN DE SOFTWARE
1 Características y modalidades 251
11 Distintos tipos de software 252
12 Requisitos esenciales 255
13 Propiedad 256
14 Precio 257
15 Calidad de diseño257
16 Documentación 25917 Programas fuente 259
17 Diseño modular grado de integración entre módulos. 260
19 Portabilidad 262
110 Parametrización 263
111Disponibilidad de analistas para comenzar el trabajo plazo
de entrega 264
112 Servicio de post venta264
113 Continuidad en la prestación del servicio 264
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTROL INTERNO - 2º EDICIÓN
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20
114 Importancia relativa de la operación para el proveedor 265
115 Actualización 265
116 Otras opciones 266
117 Referencias de usuarios 266
118Evaluación final pungitore 2008pág 69 y siguientes266
2. Consideraciones acerca de la prueba y de la puesta en marcha
pungitore, 1997, pág. 290267
3 Ventajasdesventajas relativas entre el software desarrollado a medida
y los paquetes 268
CAPÍTULO 13
SISTEMA DE VENTAS Y CUENTAS A COBRAR
1 Objetivos 271
2 Aspectos importantes a tener en cuenta 271
3 Emisión de documentos 272
4 Archivos 272
5 Módulos adicionales 273
6 Estructura del sistema273
7 Módulos del sistema 274
71 Módulo de administración de clientes 274
72 Módulo de administración de los artículos 276
73 Módulo de administración de vendedores 279
74 Módulo de administración de pedidos y facturación 287
76 Módulo de cuentas documentadas y de cheques diferidos 288
77 Módulo de subdiarios y contabilidad 290
78 Módulo de estadísticas y operaciones especiales 291
CAPÍTULO 14
SISTEMA DE COMPRAS Y CUENTAS A PAGAR
1 Objetivos 295
2 Aspectos importantes a tener en cuenta 296
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTROL INTERNO -2 EDICIÓN
21
Editorial
Osmar D. Buyatti
3 Emisión de documentos 312
5 Estructura del sistema 31 296
4 Archivos 296
5 Módulos adicionales 297
6 Estructura del sistema 297
7 Módulos del sistema 298
71 Módulo de administración de proveedores298
72 Módulo 2 La secuencia de transacciones compras y pagos300
CAPÍTULO 15
SISTEMA DE STOCK
1. Objetivos 311
2. Aspectos importantes a tener en cuenta 311
3. Emisión de documentos 312
4 Archivos 3
6 Módulos del sistema 313
61 Módulo de artículos 314
62 Módulo de procesamiento de movimientos 314
63 Módulo de subdiarios y contabilidad 317
64 Módulo de estadísticas y operaciones especiales 318
CAPÍTULO 16
MOVIMIENTO DE FONDOS
1 Objetivos 319
2 Aspectos importantes a tener en cuenta 321
3 Emisión de documentos321
4 Estructura del sistema 321
5 Listados e informes321
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTROL INTERNO 2 EDICIÓN
José Luis Pungitore
22
CAPÍTULO 17
SISTEMA DE SUELDOS Y JORNALES
1 Objetivos 325
2 Aspectos importantes a tener en cuenta 325
3 Emisión de documentos326
4 Archivos 328
7 Listados e informes 331
CAPÍTULO 18
SISTEMA DE CONTABILIDAD
1 Objetivos 335
2 Aspectos importantes a tener en cuenta 338
3 Emisión de documentos 341
TERCERA PARTE
CAPÍTULO 19
LOS CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS
1 Los cursogramas 349
2 Los manuales de procedimientos 370
3 Los circuitos administrativos sección práctica 372
Bibliografía 379