Introducción......................................................................................................... 11
Parte I
Introducción a las técnicas
de organización de eventos
1. Sistemas de colocación de invitados.......................... 15
1.1. Presidencias..................................................................................... 15
1.2. Precedencias y sistemas de colocación
de invitados...................................................................................... 20
2. Ordenación de dispositivos protocolares.............. 25
2.1. Dispositivos protocolares...................................................... 25
2.1.1. Estrado............................................................................... 25
2.1.2. Auditorio.......................................................................... 28
2.1.3. Automóviles.................................................................. 30
2.1.4. Vereda o acera.............................................................. 31
2.1.5. Escaleras.......................................................................... 32
2.1.6. Aviones............................................................................. 33
2.1.7. Caravanas........................................................................ 33
2.1.8. Embarcaciones............................................................ 35
6 Técnicas de organización de eventos
Parte II
Planificación y organización de eventos
3. Contactos con clientes................................................................ 39
3.1. Introducción .................................................................................... 39
3.2. Tipos de eventos........................................................................... 40
3.2.1. Eventos sociales......................................................... 41
3.2.2. Eventos corporativos.............................................. 41
3.2.3. Eventos religiosos..................................................... 42
3.2.4. Festejos populares..................................................... 43
3.2.5. Eventos deportivos................................................... 43
3.2.6. Eventos políticos........................................................ 43
3.3. Planificación del evento ......................................................... 43
3.3.1. ¿Por qué? ......................................................................... 44
3.3.2. ¿Qué?.................................................................................. 44
3.3.3. ¿Quién?............................................................................. 44
3.3.4. ¿Cuándo?......................................................................... 45
3.3.5. ¿Dónde?............................................................................ 46
4. Valoración de objetivos.............................................................. 47
4.1. Introducción .................................................................................... 47
4.2. Elementos indispensables para la determinación
de los objetivos............................................................................. 47
4.2.1. Concreción ..................................................................... 49
4.2.2. Cuantificación.............................................................. 49
4.2.3. Nivel de influencia ................................................... 50
4.3. Eventos sostenibles.................................................................... 50
4.4. Responsabilidad social corporativa............................... 51
4.5. El programa y los ponentes................................................. 53
5. Presupuesto general del evento....................................... 55
5.1. Introducción .................................................................................... 55
5.2. Presupuesto...................................................................................... 56
5.2.1. Coste del evento......................................................... 57
5.2.2. Ingresos del evento .................................................. 59
Índice 7
5.3. Disponibilidad de fondos previos................................... 60
5.4. Orientaciones para fijar las cuotas
de inscripción................................................................................. 61
6. Gestión de sedes y servicios auxiliares................... 63
6.1. Introducción .................................................................................... 63
6.2. Gestión de sedes........................................................................... 63
6.2.1. Presupuesto.................................................................... 63
6.2.2. Aspectos geográficos.............................................. 64
6.2.3. Dimensiones del local............................................ 65
6.2.4. Instalaciones adicionales..................................... 66
6.2.5. Búsqueda del local ................................................... 68
6.3. Servicios auxiliares.................................................................... 69
6.3.1. Escenarios....................................................................... 69
6.3.2. Medios audiovisuales............................................. 70
6.3.3. Iluminación.................................................................... 71
6.3.4. Sonido................................................................................ 71
6.3.5. Adornos florales......................................................... 72
6.3.6. Producción de eventos........................................... 72
Parte III
Promoción global
de eventos
7. Técnicas de marketing y publicidad......................... 75
7.1. Introducción .................................................................................... 75
7.2. Marketing y publicidad en eventos................................ 75
7.3. Marketing online.......................................................................... 76
7.4. Las ferias............................................................................................ 79
8. Imagen corporativa e institucional............................. 81
8.1. Introducción .................................................................................... 81
8.2. Imagen corporativa e institucional................................. 81
8.2.1. Elementos de la imagen corporativa........... 82
8 Técnicas de organización de eventos
8.2.2. La imagen e identidad corporativa
y los eventos.................................................................. 83
Parte IV
Esponsorización y patrocinio
9. Desarrollo de un plan estratégico........................... 89
9.1. Introducción ................................................................................. 89
9.2. Diferencias terminológicas............................................... 89
9.3. Tipos de patrocinio.................................................................. 91
9.4. Tipos de mecenazgo............................................................... 93
9.5. Desarrollo del plan estratégico....................................... 93
10. Creación de presupuestos.................................................. 97
10.1. Introducción ................................................................................ 97
10.2. Necesidades de liquidez y materiales ..................... 97
10.3. Nuevas fórmulas de patrocinio..................................... 98
10.4. Dosier de patrocinio.............................................................. 100
10.5. Criterios para valorar los patrocinios ...................... 101
11. Firmas de acuerdos de esponsorización........... 103
11.1. Introducción ................................................................................ 103
11.2. Contrato o acuerdo de esponsorización.................. 103
11.3. Cláusulas habituales.............................................................. 105
11.4. Cláusulas negociables.......................................................... 105
11.5. Convenios de mecenazgo.................................................. 106
11.6. Firma del acuerdo de esponsorización ................... 107
11.7. Modelo de contrato de patrocinio publicitario.... 108
12. Conocimiento de la normativa .................................... 111
12.1. Introducción................................................................................ 111
12.2. Normativa general.................................................................. 111
Índice 9
12.3. Normativa autonómica ....................................................... 112
12.4. Normativa sobre patrocinio y mecenazgo............ 113
Parte V
Coordinación de eventos
13. Coordinación de equipos.................................................... 117
13.1. Introducción ................................................................................ 117
13.2. Gabinete o equipo de protocolo ................................... 118
13.3. Equipo de producción de eventos............................... 119
13.4. Equipo de seguridad.............................................................. 120
13.5. Gabinete de comunicación............................................... 121
13.6. Restauración y catering...................................................... 121
13.7. Elementos clave para una buena coordinación.... 122
14. Supervisión de auxiliares................................................... 123
14.1. Introducción ................................................................................ 123
14.2. Alojamiento y restauración.............................................. 124
14.3. Reproducción y proyección de imagen
y sonido y telecomunicaciones..................................... 126
14.4. Traducción e interpretación............................................. 126
14.5. Gestión y control de accesos.......................................... 127
14.6. Montajes de estands y expositores ............................ 128
14.7. Secretaría técnica y científica ....................................... 128
14.8. Animación cultural y producción
de espectáculos.......................................................................... 129
14.9. Transportes al evento e internos................................... 129
14.10. Diseño, edición e impresión de materiales.......... 130
14.11. Azafatas ......................................................................................... 130
14.12. Hospedaje y diseño de páginas web.
Gestión de redes sociales................................................... 130
15. Revisión de instalaciones y ensayo......................... 133
15.1. Introducción................................................................................ 133
10 Técnicas de organización de eventos
15.2. Revisión final ............................................................................ 133
15.2.1. Lugar de celebración ......................................... 133
15.2.2. Programa detallado............................................. 134
15.2.3. Planificación temporal (timing)................. 134
15.2.4. Escaletas...................................................................... 135
15.2.5. Lista de habitaciones......................................... 136
15.2.6. Lista de participantes......................................... 137
15.2.7. Control de firmas.................................................. 137
15.2.8. Puesto o sala de control................................... 138
15.3. El ensayo....................................................................................... 138
15.3.1. Instrucciones para los intervinientes...... 138
16. Valoración de necesidades y seguridad.............. 141
16.1. Introducción .............................................................................. 141
16.2. Valoración de necesidades de última hora.......... 141
16.3. Los imprevistos en protocolo....................................... 142
16.4. Medidas especiales de integración........................... 143
16.5. Seguridad del evento .......................................................... 143
16.5.1. Teoría de los tres círculos
o teoría esférica de la seguridad .............. 144
Parte VI
Poseventos
17. Poseventos............................................................................................. 149
17.1. Introducción................................................................................ 149
17.2. Posproducción........................................................................... 149
17.2.1. Desmontaje de instalaciones....................... 149
17.2.2. Evaluación................................................................ 150
17.2.3. Medición de resultados................................... 150
17.2.4. Balance presupuestario................................... 151
17.2.5. Cuestionario de satisfacción ....................... 152
17.2.6. Informe final............................................................ 152
17.3. Archivo........................................................................................... 153
Bibliografía........................................................................................................... 155